0 Thủ tục khai báo hải quan điện tử

Thủ tục hải quan điện tử (HQĐT) đang từng bước được hoàn thiện. Dựa trên hướng dẫn của Tổng cục Hải quan (TCHQ), Tạp chí Thế Giới Vi Tính cung cấp một số thông tin về quy trình – lưu ý khi làm thủ tục HQĐT.

Hướng đến thông quan tự động

Theo Ban Cải cách Hoạt động hiện đại hóa Hải quan, số lượng chi cục trực thuộc cục Hải quan các tỉnh thành thực hiện thủ tục HQĐT đang ngày càng nhiều. Số lượng tờ khai HQĐT cũng tăng nhanh so với năm 2009 – 2010. Đến thời điểm này ước tính có khoảng 2,5 triệu tờ khai HQĐT.

  Nhằm hoàn thiện dần quy trình tiếp nhận – xử lý dữ liệu điện tử giữa ngành hải quan và doanh nghiệp (DN), Bộ Tài chính dự kiến mở rộng số lượng cục Hải quan thực hiện quy trình xử lý dữ liệu điện tử. Từ tháng 11/2011 có thêm 7 cục Hải quan tham gia vào hệ thống này. Đồng thời, sẽ duy trì chương trình thí điểm HQĐT cho đến tận năm 2014.

 Số lượng DN tham gia HQĐT ngày càng tăng. Tính đến tháng 10/2011 đã có gần 47.000 DN tham gia sử dụng khai HQĐT. Theo tổng kết của Tổng cục Hải quan (TCHQ), các cục Hải quan TP.HCM, Hải Phòng, Hà Nội, Bình Dương… đang dẫn đầu về số lượng DN tham gia khai HQĐT.

  Từ năm 2014, Hải quan Việt Nam sẽ chuyển qua cơ chế “thông quan tự động” với mô hình thông quan hàng hoá hoàn toàn tự động – NACCS (Nippon Automated Customs Clearance System) của Hải quan Nhật Bản. Tuy nhiên, Hải quan Việt Nam chỉ triển khai hệ thống thông quan tự động phù hợp với điều kiện thực tế của nước ta dựa trên nền tảng công nghệ của NACCS.

 Để làm tốt tờ khai HQĐT

 Các bản quét C/O (chứng nhận xuất xứ của lô hàng) sẽ không được công nhận để được hưởng các ưu đãi miễn giảm thuế. Các DN nhập khẩu khi làm việc với hải quan cần cung cấp C/O gốc. Dữ liệu điện tử về chứng từ C/O chỉ dùng khi thực hiện thủ tục HQĐT theo quy trình.

 Theo công văn số 5056/TCHQ-CCHĐH của TCHQ, để được hưởng thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, đơn vị nhập khẩu phải nộp C/O bản gốc cho hải quan. Các bản quét chứng từ C/O chỉ là hình thức sao chép (scan) chứng từ gốc (dùng cho thủ tục HQĐT); do đó không đáp ứng yêu cầu về xét ưu đãi thuế.

  Trên thực tế, đã có một số trường hợp DN nộp các bản quét C/O không hợp lệ để yêu cầu hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Hướng dẫn DN nộp bản C/O gốc của Tổng cục Hải quan sẽ ngăn chặn các trường hợp tạo chứng từ “giả mạo” và thông qua hình thức khai HQĐT để trốn thuế!

 Theo ông Vũ Ngọc Anh, Phó Tổng cục trưởng TCHQ, khi áp dụng HQĐT, các DN không cần thiết cung cấp bản quét (scan) của toàn bộ chứng từ. Do một số DN chuyển lên hệ thống HQĐT các tập tin quá nặng (kèm bản quét toàn bộ chứng từ) khiến cho việc truyền tải dữ liệu bị chậm; có thể dẫn đến trục trặc.

  Lỗi hệ thống…
  Có một số trường hợp do hệ thống HQĐT bị nghẽn mạch, các DN phải “chịu khó” thực hiện lại thủ tục khai báo. DN cần dựa trên kết quả phản hồi của hải quan để điều chỉnh lại tờ khai HQĐT và gửi lại khai báo (theo hướng dẫn). Đặc biệt, DN cần chú ý không nên gửi bản quét của chứng từ không vượt quá 2MB/tập tin. Tốt nhất, để giúp cho hệ thống HQĐT xử lý nhanh, DN cố gắng giảm dung lượng tập tin đính kèm tờ khai xuống mức thấp nhất có thể.

 Đồng thời, cần chú ý các chi tiết quan trọng trên tờ khai.

Như mã số thuế, vì có khá nhiều DN làm sai khâu nhập liệu mã số thuế. Trong trường hợp này, DN sẽ nhận được phản hồi về việc chưa đăng ký khai báo dữ liệu qua mạng. Nếu khai báo hoàn chỉnh tờ khai, hải quan sẽ cung cấp mã số tờ khai hải quan.

 Mặt khác, hệ thống HQĐT sẽ không chấp nhận các khai báo “rác” do các DN mới dùng lần đầu (khai thử). Do đó, người dùng không nên sử dụng HQĐT để “khai báo thử”; cần kiểm tra đầy đủ chi tiết trên tờ khai rồi mới gửi đi.

 Trường hợp muốn hủy tờ khai HQĐT sau khi đã gửi đến hệ thống, nếu tờ khai chưa xử lý sẽ được hủy ngay.

Nếu tờ khai đã xử lý (có số tờ khai); yêu cầu hủy phải đính kèm lý do hủy chính đáng. Trong trường hợp, DN không cung cấp lý do hợp lý cần gặp trực tiếp cán bộ hải quan để được hướng dẫn xử lý. Tuy nhiên, theo tư vấn của một số đơn vị cung cấp phần mềm khai báo HQĐT; tốt nhất là DN sử dụng tính năng “sửa tờ khai” nếu còn thiếu sót trên tờ khai HQĐT.

 Theo một số đơn vị cung cấp phần mềm khai HQĐT, các DN khi làm khai báo HQĐT cần chú ý việc thống nhất và chuẩn hoá số liệu. Điều này sẽ giúp người thực hiện khai HQĐT hạn chế sai sót; thực hiện khai báo nhanh hơn.

 Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (Thai Son Soft) đã xây dựng phần mềm khai báo hải quan ECUS của Thai Son Soft. Nó có khả năng hỗ trợ nhanh cho DN nếu gặp trục trặc. Khi việc khai HQĐT bằng phần mềm ECUS bị trục trặc; nhân viên Thai Son Soft sẽ lập tức nhận được tín hiệu; sau đó phân tích và đề xuất phương án xử lý cho DN.

Những điểm mới của HQĐT

  Tổng cục Hải quan cho biết, tính đến giữa tháng 10/2011 đã có 90 chi cục hải quan thuộc 19 cục hải quan tỉnh thành đã thực hiện hải quan điện tử (HQĐT). Đồng thời, có 13 cục hải quan các tỉnh thành tiến hành thử nghiệm hệ thống xử lý dữ liệu điện tử (cho thủ tục HQĐT).

Phiên bản thứ 3 của hệ thống phần mềm HQĐT đang chạy thử nghiệm tại hải quan Hà Nội từ tháng 10/2011. Sau đó, phiên bản này sẽ được triển khai ở tất cả các chi cục hải quan trên toàn quốc. Theo TCHQ, phiên bản mới của hệ thống phần mềm HQĐT sẽ giải quyết hầu hết các thắc mắc hiện tại của DN.

Cũng theo ông Vũ Ngọc Anh, sắp tới sẽ áp dụng chữ ký số trong quy trình khai HQĐT; giữa các giao dịch nội bộ trong ngành hải quan hoặc giữa hải quan với DN. Đặc biệt, với sự hỗ trợ đến từ Thông tư 63/2011/TT-BTC; các DN thuộc nhóm ưu tiên khi thực hiện HQĐT sẽ thuận tiện hơn nhiều.

  Chữ ký số cũng là mục tiêu quan trọng của Bộ Tài chính trong việc nâng cấp dịch vụ công của ngành thuế và hải quan. Với chữ ký số, các giao dịch điện tử trong ngành thuế và hải quan sẽ trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn. Khai thuế qua mạng; khai HQĐT cùng với một số dịch vụ tài chính khác sẽ trở thành dịch vụ công trực tuyến ở cấp độ 3.

  Trong tương lai, ngành hải quan sẽ tổ chức bộ phận chuyên hổ trợ các trường hợp đặc biệt khi thực hiện thủ tục HQĐT. VD: Như trường hợp Công ty Intel đang sử dụng dạng hợp đồng không có chữ ký trên bản giấy (họ dùng chữ ký số). Vào cuối năm 2010, ngành hải quan đã chính thức thực hiện thủ tục HQĐT đối với Intel; đây cũng là DN đầu tiên được công nhận là “DN ưu tiên” theo TT 63.